Автоматизация отчётов: как обработка данных помогает в горной отрасли 

Ежедневно на добывающем предприятии обрабатывается огромный массив данных. Они накапливаются из наряд-заданий, сменных отчётов, показаний приборов, журналов учёта и многих других источников.  

Любое отклонение: ошибка в единице измерения, пропущенное событие, некорректно зафиксированное время простоя или расхождение между двумя источниками — мгновенно искажает производственную картину. 

Это может привести к неправильным управленческим решениям и незапланированным простоям, которые грозят недропользователям существенными финансовыми потерями. 

Автоматизация существенно упрощает работу с данными, превращая разрозненные показатели в достоверную сводку.

О конкретных инструментах нашей редакции рассказал Тим Зинин, управляющий партнёр компании «Зинин, Штурбин и партнёры» (специализируется на внедрении ИИ в документооборот промышленных предприятий). 

Проблема расхождений в сменных отчётах 

Почему вообще стоит обращаться к цифровым решениям? Всё дело в том, что сменный отчёт редко доходит до руководителя в готовом виде.  

«Один и тот же час смены описан в бланке, проговорён на планёрке и держится в памяти мастера. Свести три версии вручную можно, но цифра в сводке тогда стоит ровно столько, сколько доверия к пересказу», — отмечает Тим Зинин. 

Эксперт поясняет, что расхождения между двумя отчётами по одной смене возникают по нескольким повторяющимся причинам:

• два сотрудника описывают одно и то же событие разными словами (например, «остановка конвейера» и «простой узла погрузки»);
• время фиксации расходится: один записывает сразу же в момент события, другой — когда добирается до бланка;
• единицы измерения не совпадают (тонны за смену вместо тонн в час);
• часть полей просто остаётся пустыми из-за невнимательности сотрудников.

В итоге руководитель получает сводку, которая не имеет адреса к первоисточнику. Агрегированная цифра из выгрузки — это «средняя температура по больнице».

Как ИИ превращает отчёты в проверяемую сводку

Тим Зинин объясняет, что обработка данных начинается со сбора основных источников: сканы, фотографии бланков, выгрузки из систем учёта, таблицы Excel. 

Дальше цифровая система приводит документ к структуре — определяет участок, смену, оборудование, время и показатели, которые в нём названы. Свободный текст она читает отдельно и вытаскивает из него события: остановку конкретного узла, жалобу на состояние ограждения, передачу незакрытой задачи следующей смене. 

Рукописный текст и нечитаемый скан требуют отдельного шага. Распознавание превращает изображение в текст, но само по себе остаётся черновиком: неразборчивый почерк, смазанный скан или зачёркивание в бланке дают ошибки, которые система обязана показать человеку для сверки, прежде чем строка попадёт в сводку.

Из отдельных отчётов складывается сводка за сутки, за неделю, за участок. Когда руководитель задаёт вопрос обычной формулировкой, он получает ответ со ссылкой на конкретный документ и конкретную строку в нём.

Главное правило, по словам эксперта, — каждая цифра и каждое утверждение обязаны вести к исходному отчёту. 

«Ссылка открывает документ и подсвечивает нужную строку — руководитель проверяет утверждение за несколько секунд вместо того, чтобы переспрашивать мастера участка, откуда взялась цифра. 

Ответ системы устроен иначе, чем обычная выгрузка из системы учёта. Выгрузка отдаёт агрегированную цифру без адреса — среднюю выработку за месяц, суммарный простой по участку.

Ответ на конкретный вопрос руководителя приходит с цитатой из документа и прямой ссылкой на строку, где эта цифра появилась впервые».

ИИ не заменит: правило остановки и передачи решения человеку 

Тим Зинин особо выделяет случаи, когда ИИ не имеет права выдавать автоматический ответ.  

Регламенты и инструкции на предприятии обычно представлены сразу в нескольких редакциях. Система, которая встречает две версии одного отчёта, оставляет выбор актуальной версии человеку: она показывает обе версии рядом и останавливает автоматический ответ, а решение переходит участку. 

Сводка обязана учитывать ещё одно обстоятельство — права доступа. К части документов допущен ограниченный круг сотрудников, и ответ на один и тот же вопрос от мастера участка и от директора по производству может отличаться составом источников, которые каждому из них разрешено видеть.

Кроме того, система должна передать случай на разбор человеку в следующих случаях: 

• у утверждения отсутствует источник;
• источники расходятся между собой;
• показатель выходит за физически возможные границы;
• речь идёт о происшествии, травме или другом вопросе безопасности;
• документ существует только в виде нечитаемого скана. 

В каждом из этих случаев решение принимает человек, ИИ лишь показывает, в чём разошлись документы. А малым предприятиям автоматизация вовсе не нужна, эксперт считает, что бумажного журнала будет достаточно. 

«Для одного участка и двух смен хватает обычного разбора на планёрке: объём документов укладывается в голову одного мастера, а автоматическая сводка добавляет работы больше, чем снимает. 

Расследование происшествия — отдельная территория: решение здесь строится на протоколе расследования, показаниях участников и разборе на месте. Автоматическая сводка годится там максимум как список документов для проверки, а разбор происшествия целиком остаётся за человеком».

Как начать внедрение и подсчитать эффекты 

Тим Зинин перечислил несколько условий, необходимых для автоматизации сменных отчётов. 

1. Единый перечень оборудования и участков, по которому система сопоставляет данные из разных отчётов между собой. 
2. Зафиксированная действующая версия регламентов и инструкций на каждом участке. 
3. Договорённость о том, какие поля в отчёте обязательны, а какие сотрудник заполняет по желанию. 
4. Назначенный человек, который утверждает спорные случаи и получает их от системы каждый день. 
5. Договорённость о том, что считается закрытым замечанием: без неё система бесконечно тянет одни и те же незакрытые пункты из смены в смену, и список спорных случаев растёт. 

Без одного из условий проект встаёт: где-то системе нечего сопоставлять, где-то некому утверждать спорные случаи.

Эффект от внедрения хорошо виден в метриках, которые предприятие способно посчитать у себя.

1. Время от конца смены до готовой сводки на столе у руководителя участка. 
2. Доля отчётов, прошедших через систему без ручной доработки. 
3. Доля утверждений в сводке, у каждого из которых есть проверяемая ссылка на исходный документ. 
4. Частота передачи спорных случаев человеку: рост этого показателя обычно означает, что система строже сверяет документы между собой. Чем больше противоречий она находит, тем точнее делает свою работу.

«Замечания, которые раньше оседали в бумажном журнале участка, попадают в общую сводку и становятся видны вышестоящему по цепочке. 

Меняется и сама работа человека: вместо разбора кипы бумаг руководитель рассматривает список конкретных спорных случаев, которые система передала ему по правилу остановки», — резюмирует специалист. 

Примеры автоматизации документооборота в добывающей отрасли Центральной Азии 

Крупнейшие предприятия региона уже переводят бумажные документы в электронный вид и автоматизируют обработку отчётов. Приведём несколько примеров, где «цифра» упрощает управление производством. 

1. Алмалыкский горно-металлургический комбинат — система управления бизнес-процессами и документами Directum RX.
   
   Компания оцифровала весь входящий, внутренний и исходящий документооборот, руководители получили возможность подписывать документы с мобильных устройств, а бумажные версии отчётов сократились на 92%.  
   
2. Eurasian Resources Group — электронный документооборот на базе единой корпоративной системы ЕСЭД с использованием платформы WSS Docs и интеграцией с мобильными сервисами.
   
   Система охватила все предприятия группы, автоматизировав 47 бизнес-процессов. Время согласования сократилось на 40%, прямая экономия на обработке запросов достигла $50 тыс. в год. 
   
3. «Костанайские минералы» — система электронного документооборота EOS for SharePoint. Проект включил автоматизацию работы с основными документопотоками, интеграцию с бухгалтерской системой, внедрение электронной подписи и мобильных рабочих мест руководителей.